Bez względu na przyjętą formułę spotkań konsultacyjnych ich rezultat oraz osiągnięte uzgodnienia zależą w dużej mierze od dobrego zaplanowania i prowadzenia spotkania przez organizatora.

Jednym z priorytetowych zagadnień jest wybranie osoby prowadzącej bądź też moderatora spotkania. Przeprowadzane obserwacje oraz praktyka wskazują na  trzy możliwe rozwiązania w wyznaczeniu osoby prowadzącej:

1. przedstawiciel lokalnych władz (wójt, radny, przedstawiciel urzędu gminy, sołtys jeśli spotkanie dotyczy danego sołectwa)
2. osoba ciesząca się lokalnym zaufaniem i autorytetem (nieformalny lider opinii publicznej)
3. niezależny, zewnętrzny prowadzący – np. zawodowy mediator/moderator  –  niezwiązany ani z lokalną społecznością ani z inwestorem

Rozwiązanie trzecie – niezależny mediator /moderator – jest szczególnie rekomendowane w przypadku napięć społecznych, gdzie lokalne władze lub też poszczególni liderzy mogą być bezpośrednio lub pośrednio stronami konfliktu lub też mogą ze względu na zawodowe lub prywatne powiązanie nie być wystarczająco bezstronni. Czynnikiem dodatkowym – ale często równie ważnym – jest profesjonalne przygotowanie zewnętrznego mediatora/moderatora do radzenia sobie w sytuacjach konfliktowych poprzez „chłodną”, niezaangażowaną ocenę interesów stron oraz możliwość wypracowania realnego kompromisu.

Kolejne ważne elementy jakie powinny zostać adresowane podczas planowania takiego spotkania to:

1. Precyzyjne ustalenie tematu spotkania i jego zakresu – określenie w jasny sposób przedmiotu konsultacji
2. Ustalenie celu spotkania i tego co organizator chce osiągnąć lub chociaż zainicjować np. poznanie opinii mieszkańców nt. planów inwestycji, wybór wariantu projektu, uzgodnienie współpracy z inwestorem, analiza umów z podwykonawcami itp.
3. Ustalenia  zakresu materiałów merytorycznych (informacyjnych) dotyczących omawianego zagadnienia oraz ich podział pod kątem przygotowania przez wyznaczone podmioty (urzędnicy gminni, zewnętrzni eksperci, inwestor, opinie instytucji państwowych).
4. Określenie sposobu prezentacji materiałów – prezentacja multimedialna, druki, ulotki, broszury, artykuły, referat eksperta, sesja pytań i odpowiedzi.
5. Określenie terminu, godziny i miejsca spotkania – optymalne będzie wskazanie neutralnego miejsca, które jest łatwo dostępne dla zainteresowanych (zamiast siedziby urzędu gminy może to być świetlica zlokalizowana w danym sołectwie). Celowe może być też wyznaczenie kilku terminów do wyboru
6. Ustalenie szczegółowego programu spotkania i jego ogłoszenie przed wydarzeniem.
7. Ustalenie i zaproszenie  uczestników – dotyczy to zarówno podmiotów formalnie związanych z procesem (inwestor, władze lokalne czy regionalne), merytorycznie (eksperci, instytucje kontrolne) lub społecznie (mieszkańcy, liderzy opinii, media). 
8. Ustalenie sposobu poinformowania o spotkaniu – w stosunku do mieszkańców sposób zaproszenia powinien uwzględniać zwyczajowo przyjęte lokalnie formy. W przypadku gości instytucjonalnych konieczne jest formalne zaproszenie zapewniające możliwość zapoznania się z dokumentacją oraz przygotowania oficjalnych stanowisk czy też opinii.
9. Przeprowadzenie spotkań wg ustalonego porządku:
   • sporządzenie  listy uczestników  z podaniem danych kontaktowych;
   • określenie i zaprezentowanie agendy oraz zasad spotkania (udzielania głosu, pytania, wskazywania odpowiadających, limity czasowe);
   • przekazanie podstawowych materiałów informacyjnych;
   • ogólna prezentacja przedmiotu konsultacji i celu spotkania;
     • prezentacje szczegółowych obszarów przedmiotu konsultacji (np. kształt, charakterystyka, koszt, czas realizacji, ocena skutków realizacji, oddziaływanie etc.)
   • zgłaszanie uwag i pytań oraz odpowiedzi;
   • protokołowanie przebiegu zebrania,
   • przyjęcie stanowisk i postulatów;
   • poinformowanie zebranych o dalszych częściach procedury (w tym o szczegółowej analizie uwag, propozycji, stanowisk – w przypadku uzupełnień lub rozbieżności).
10. Przygotowanie dokumentu podsumowującego spotkanie w zakresie uzgodnień oraz rozbieżności/odrębności czy też rekomendacji
11. Poinformowanie opinii publicznej o wynikach spotkania konsultacyjnego oraz o dalszym trybie procesu konsultacyjnego