Jeśli chodzi o aspekt społeczny tego procesu to należy wskazać takie cele jak:

• pozyskanie informacji od obywateli, również zwrotnych informacji odnośnie działań administracji,
• negocjowanie rozwiązań lub kierunków planowanych działań,
• prowadzenie dialogu z mieszkańcami, zwłaszcza w przypadku braku konsensusu,
• legitymizacje działań administracji publicznej,
• akceptację społeczną dla realizowanych przedsięwzięć,
• wzrost zaufania w relacjach obywatel – administracja.

Konsultacje składają się z następujących etapów:

1.  Informacja publiczna o planach i zamierzeniach.
2.  Prezentacja poglądów dotyczących rozwiązania problemów.
3.  Wymiana opinii.
4.  Generowanie rozwiązań.
5.  Podjęcie ostatecznej decyzji i informacja o niej.

Tym samym proces konsultacji społecznych to możliwość zapoznania się i wypowiedzenia społeczeństwa na temat proponowanych przez władze lokalne zmian. Tego typu obowiązek władze gminne mogą wdrażać poprzez wymagany prawem proces konsultacyjny (wyłożenie, opcjonalnie przeprowadzenie rozprawy administracyjnej) ale także coraz bardziej pożądane społecznie dodatkowe działania informacyjne i konsultacyjne prowadzone przez władze gminne z własnej inicjatywy albo na wniosek mieszkańców.

W większości lokalnych społeczności szczególnie ważnym elementem procesu komunikacyjnego są spotkania konsultacyjne. Jest to jedna z najbardziej popularnych i jednocześnie pożądanych przez mieszkańców form dialogu społecznego.

Odpowiednie przygotowanie organizacyjne spotkań pozwala na dotarcie - w formule zapewniającej interakcje - z informacją do szerokiego grona mieszkańców, udzielenie odpowiedzi na pytania oraz – co szczególnie pożądane w przypadku braku akceptacji społecznej - wypracowanie w trakcie spotkania kompromisowych rozwiązań. Należy jednak również brak pod uwagę fakt, że brak dobrego przygotowania do działań może spowodować, że spotkanie nie tylko nie spełni swojego zadania i ale może nawet wpłynąć na eskalacje konfliktu.

Poniżej przedstawione zostały możliwe do zastosowania w ramach konsultacji społecznych rodzaje spotkań informacyjno-konsultacyjnych.

DZIAŁANIA KONSULTACYJNE

Spotkania konsultacyjne

• Prezentacja połączona z sesją pytań i odpowiedzi dla przedstawicieli lokalnych społeczności z udziałem zaproszonych specjalistów władz lokalnych (wójta, radnych, sołtysów, zainteresowanych mieszkańców).
• Rozprawa administracyjna – przeprowadzona w ramach procesu administracyjnego gdzie możliwe jest wysłuchanie różnych poglądów i punktów widzenia na rozwój OZE (często stosowany jako część obligatoryjnego procesu konsultacji społecznych w sytuacjach napięć społecznych związanych z projektowanymi inwestycjami).
• Punkty konsultacyjne dla mieszkańców – możliwość indywidualnego spotkania z przedstawicielami inwestora lub ekspertami. Organizowane przez władze gminy, niezależne podmioty, lub też inwestorów.

Główne zagrożenia i błędy przy spotkaniach konsultacyjnych, które mogą wpływać na ich przebieg i efekty to m.in.:

• źle zaplanowany przebieg spotkania (brak agendy, brak prezentacji, brak wsparcia merytorycznego - specjaliści)
• nieadekwatne materiały informacyjne – zbyt ogólne, zbyt marketingowe,
• brak sprawnej moderacji spotkania, która zapewnia w przypadku eskalacji konfliktu utrzymanie merytorycznej dyskusji,
• agresywne działania przeciwników podczas spotkania (zakłócenie porządku, uniemożliwienie przemówienia, wyzwiska, ataki personalne itd.),
• brak przygotowania przedstawicieli władz lub inwestora pod kątem umiejętności „miękkich” – nerwowe reagowanie na krytykę, brak umiejętności negocjacji z grupą

Złote reguły przy organizacji spotkań konsultacyjnych:

Rys.1. Schemat organizacji spotkań konsultacyjnych

Rola i zadania prowadzącego spotkania konsultacyjne:

1. Przedstawienie uczestników spotkania.
2. Przedstawienie agendy spotkania:
   • Jakie będą elementy spotkania,
   • ile potrwa każda część.
3. Ustalenie zasad debaty:
   • kiedy zadawane są pytania,
   • prośba o przedstawianie się.
4. Moderowanie spotkania:
   
   • precyzowanie zadawanych pytań,
   • kierowanie pytań do odpowiednich osób,
   • usprawnianie przebiegu spotkania (niwelowania dyskusji nie merytorycznych).
5. Podsumowywanie ustaleń i głównych wątków dyskusji.